A történetünkhöz hozzátartozik, hogy én virtuális asszisztensként kezdtem a vállalkozói pályafutásomat. De már akkor is megfogalmazódott bennem, hogy többet szeretnék adni és tenni, mint amit egy asszisztens képes. Komolyan gondoltam a „support” szót, ezért is lett vállalkozás neve „Virtual Support” Nem csupán adminisztratív szolgáltatások nyújtása volt a cél. Szándékom szerint valódi, többrétű támogatást szeretett volna nyújtani ügyfeleinek vállalkozásuk sikeres működtetésében. Ez a szándék most sem változott, sőt. Balázs megérkezésével nagyban bővült azon szolgáltatások palettája, melyet együtt képesek vagyunk nyújtani ügyfeleiknek.
Milyen virtuális asszisztensek vagyunk mi?
Amit megtanultunk és fontosnak tartunk azóta is ügyfeleinkkel történő együttműködésben:
Minden összefügg mindennel
Amikor felmerül egy-egy feladat a vállalkozások, vállalkozók fejében, hogy szeretnék azt kiszervezni, akkor az egyészen biztos, hogy nem önálló feladat. Mindig van előzménye és mindig van következménye is. Ezért lényeges, hogy megtudjuk egy-egy nekünk átadott feladat minden részletét. Azt, hogy miből indult ki és miért is kell azt a feladatot megcsinálni. Mi – virtuális asszisztensként is – folyamatokban gondolkodunk, nem önálló feladatokban és képesek is vagyunk felmérni és átlátni a folyamatokat. Ezért aztán nagyon sok munkát le tudunk egyszerűsíteni, automatizálni, vagy akár meg is szüntetni csak azzal, hogy látjuk, mit és hogyan érdemes átszervezni ahhoz, hogy a feladat adott esetben akár megszüntethető is lehessen. Szóval kérdezünk. Még akkor is visszakérdezünk, ha látszólag egyértelmű a feladat. Mert az a tapasztalatunk, hogy ha alaposabban körbejárjuk az adott témát, sok-sok munkaóra megspórolható.
Csapatban dolgozunk
Mivel mindannyian más-más területekről érkeztünk a „közös”-be, más-más munka,- és élettapasztalattal rendelkezünk, alapvetés nálunk, hogy egy-egy új munkát, feladatot, projektet együtt, csapatban kezdünk el. Ez egyrészt arra jó, hogy tényleg mindenki beleadja a különböző szakterületeken szerzett tapasztalatát a tervezés folyamatába. Másrészt pedig azért, mert már ezeknél a tervezéses szakaszoknál megtaláljuk azokat a (rész)feladatokat, amiket örömmel végzünk (és megcsinálását be is vállaljuk) – és azokat is, amiket nem szívesen. Miért fontos ez? Mert örömmel szeretnénk dolgozni 🙂 De lényeges látni mik lesznek a sarokpontok, ahol elcsúszhatnánk, elúszhatnánk. Így azoknál a lépéseknél tovább tudjuk segíteni egymást. Sokat beszélgettünk erről korábban, hogy miként lehet a „nemszeretem” munkákat is szerethető tenni. Nálunk erre is az „együtt” lett a megoldás. Azt tapasztaljuk, hogy együtt még a nem annyira kellemes feladatokon is nagyobb örömmel lendülünk túl.
Átláthatóság
Őszinték vagyunk. Magunkkal, egymással és az ügyfeleinkkel is. Lényegesnek gondoljuk, hogy ügyfeleink tudják mi történik, ezért folyamatosan kommunikálunk arról, hogy mit csinálunk, és arról is, mit nem. Meg persze arról is, mindez mennyibe kerül ügyfeleinknek. Fel merjük vállalni azt is, ha valamihez nem értünk. Ez persze nem azt jelenti, hogy ne lehetne ránk bízni az olyan feladatokat, amikhez nem értünk, mert meg tudjuk találni az adott feladat elvégzésére legalkalmasabb ember. Viszont mindezt nem titokban csináljuk – ha bevonunk más szakembereket a munkafolyamatokba, azt mindenképpen ügyfeleink tudomására is hozzuk. Ezt az őszinteséget egymás között is megtartjuk, még ha néha nehéz is, mert tudjuk – előbb-utóbb úgyis mindenre fény derül és nekünk fontos, hogy mindig, minden körülmények között a tükörbe tudjunk nézni. És egymás szemébe. Hiszen az is tükör. Lényeges elem az is, hogy csak olyan megbízásokat vállalunk el, amiről tudjuk: képesek vagyunk azt elvégezni, így a végeredményére felelősséget is tudunk vállalni.
Átláthatóságunk része az is, hogy ügyfeleinkkel mindenről szerződést kötünk, legyen bármilyen apró is a feladat. Az elszámolások részeként kimutatjuk, mennyi időráfordítással végeztük el az adott feladatot. És természetesen azt sem kérdés, hogy díjazásunk ellenében a jogszabályoknak megfelelően számlát állítunk ki – tisztán szeretünk dolgozni, ilyen értelemben is.
Kommunikáció
Olyan nem nagyon volt még, hogy együtt ne találtunk volna megoldást valamire, ezért is érezzük nagyon fontosnak együttműködéseinkben a folyamatos kommunikációt. Mindezt sokszor írásban tesszük, de nem azért, mintha ne szeretnénk a személyes kontakformákat. Hanem azért, mert így biztosan nem veszik el egyetlen információmorzsa sem. Használunk tehát eszközöket a folyamatos kapcsolattartásra, illetve a megbeszéléseinkről jegyzeteket készítünk. Ez időrabló tevékenységnek tűnhet, de sokszor bebizonyosodott, hogy jó, ha valami le van írva – és úgy van leírva, hogy később is értelmezhető, visszakereshető, megtalálható legyen. Milyen eszközök váltak be nekünk? Itt írtunk róluk.
Hatékonyság
Ez az egyik vesszőparipánk 🙂 Mind a saját életünket, mind ügyfeleink vállalkozásainak feladatait igyekszünk egyszerűsíteni, automatizálni. Megbízóink biztosak lehetnek abban, hogy az adott feladatot a lehető leggyorsabban fogjuk elvégezni, hiszen az egyik dolog, amit nagyon nem szerettünk az alkalmazotti létben, az pont az, hogy munka/feladat nélkül, üres munkaidő töltés céljából üldögéljünk a képernyő előtt. Bár tudunk valódi kockává válni és belemerülni egy-egy folyamatba a gép előtt, egyáltalán nem cél, hogy az egész életünket ott töltsük. Ezért is lett vállalkozásunk fő profilja az, hogy segítünk más vállalkozóknak hatékonyabbá tenni a folyamatokat. Ráadásul az automatizálás, így a hatékonyság növelése nem csak azért fontos, hogy az adott munka gyorsabb lehessen, hanem azért is, mert így sokkal kevesebb az emberi hibalehetőség – és a hibajavításokból eredő túlmunka igény is.
Miben vagyunk még mások?
Talán a humorfaktorban 🙂 Amellett, hogy „véresen” komolyan vesszük megbízásainkat, nélkülözhetetlennek tartjuk, hogy közben megmaradjon jókedvünk is. Szintén saját bőrünkön tapasztaltuk meg, hogy ha örömmel, derűvel, vidámsággal tudunk részt venni egy-egy munkafolyamatban, akkor az tovább növeli hatékonyságunkat is. Meg persze sokkal jobb érzés is, mint savanyúkáposztafejnek lenni 🙂