Online vállalkozások esetén elengedhetetlen, de nem (annyira) online vállalkozások esetén is jól jönnek a napi adminisztrációt, kommunikációt, feladatok kezelését segítő eszközök. Bemutatjuk saját kedvenceinket. A Trello-t, a Slack-et és a Toggl-t.

Ahhoz, hogy jól tudd szervezni a feladataidat, nem árt egy feladatkezelő. Jó, ezt tudjuk, de melyik? Mi munkához a Trelló-t használjuk. Illetve sok esetben nem munkához is, mert ha az ember rászokik valami jóra, érdemes az élet más területén is kipróbálni. Szerintem ezzel könnyű családi feladatmegosztásokat is kezelni például, és a srácok tuti jobban örülnek, ha a telójukra kapnak egy üzenetet arról, hogy vigyék ki a szemetet, mint ha bekiabálunk a szobájukba 😊

Szóval. A Trello. Miért szeretjük?

Mert

• nagyon egyszerű kezelni
• pár kattintással fel tudunk benne venni feladatokat
• tagokat hívhatunk meg a feladatokhoz
• csatolni tudunk bármit (dokumentumok, képek, információk), tehát egy helyre gyűjthetünk minden információt, ami a feladat elvégzéséhez kell
• rengeteg integrációval rendelkezik, egyik kedvencünk, hogy összekapcsolható a gmail fiókkal és így, ha levélben jön egy feladat (azt ugye nem szeretjük…), nem kell másolgatni, hanem közvetlenül a gmail-ből tudok létrehozni Trello feladatot (a beállításról itt olvashatsz bővebben). Bármelyik táblára, bármelyik listára
• állandó feladatokhoz be tudunk állítani ismétlődéseket napi-heti-havi-éves szinten. Ehhez mi a kedvenc power-upp-unkat használjuk, a „Kártyaismétlő”-t
• ja, igen, több száz power-upp létezik hozzá, hogy finomhangolható legyen a rendszer, de az már a fizetős régió. Tapasztalatunk szerint egész nagy projekteket is le lehet szervezni benne még az ingyenesség határán belül
• össze lehet kötni a Toggl-lel is, de erről később lesz szó 🙂
• címkézni is lehet a feladatokat, így könnyű átlátni, mi sürgős, és mi az, ami ráér (holnapig 😊)
• van app-ja is, tudunk vele telefonon is dolgozni, meg nagyon hasznos az, hogy oda is megérkeznek az értesítők, így a gép előtt se kell ülnünk ahhoz, hogy lássuk, ha valahol meg vagyunk szólítva

Mit használunk kommunikációra?

A Slack-et. Nagyon jó kis eszköz.

Miért?

• lehet benne külön workplace-eket létrehozni a különböző csapatoknak. Mi sok ügyféllel dolgozunk, így workplace-ünk is több van. De van egy sajátunk is, ahol azokkal az emberekkel beszélgetünk a napi munkáról, akikkel állandóak az együttműködéseink.
• a különböző témáknak önálló csatornákat lehet létrehozni, így egy-egy témával kapcsolatos beszélgetések egy helyen tudnak zajlani
• jó a keresője is, nem kell emlékezned arra, hogy kivel hol beszéltél meg valamit, rá tudsz keresni a témára (szóra, szótöredékre) és máris elérhetővé válnak az azzal kapcsolatos tartalmak a csatornák védetté tehetőek, simán meg lehet bennük beszélni olyan dolgokat, amik nem tartoznak mindenkire
• ha a védett csatorna sem elég, lehet privát beszélgetéseket is folytatni
• imádjuk a „válasz” funkciót, így egy-egy csatornán zajló beszélgetések tovább tagolhatók, nem zavarodsz össze abban, ki mire is válaszolt tulajdonképpen
• nagyon jól állíthatóak az értesítések, külön állíthatod, ha valamelyik csatornáról például nem akarsz értesüléseket kapni
• külön van benne olyan csatorna, ahova azokat az üzeneteket gyűjti össze, amikben megemlítésre kerültél, illetve szintén külön gyűjti neked a te üzeneteidre adott válaszokat
• a „pin” funkciót is nagyon szeretjük, így a fontos infók könnyen elérhetően
• ennek is van app-ja, szintén jól használható telefonon is

Időt mérni kell. Ezt hamar belátja az ember 🙂 Mi például több esetben órabéres megállapodásokat kötünk, így muszáj is kimutatni, hogy egy-egy ügyfélnek ténylegesen mennyit dolgozunk és mennyivel jobb mindezt egy olyan alkalmazásban csinálni (mondjuk az Excel helyett), ami erre lett kitalálva. Mi a Toggl-t választottuk és nagyon bevált. Pedig ennek is csak az ingyenes verzióját használjuk, azt viszont évek óta.

Miért is jó a Toggl?

Mert

• különféle munkákra lehet benne külön projekteket felvenni, így tényleg kimutatható, mennyi időt töltünk el az adott munkával
• ügyfelenként tovább lehet bontani az időket úgy, ha külön-külön projekteket veszünk fel hozzájuk, de ha nincs is külön projekt, van leírás mező, amibe bele lehet írni a konkrét tevékenységet, amit végzünk
• nagyon jó statisztikákat ad, rengeteg bontásban nézheti meg az ember az elvégzett munkaráfordításokat
• lehet benne csapatban dolgozni – fontos, hiszen egy-egy projektben általában nem egyedül ténykedünk, viszont az ügyfél felé egyszerűbb úgy kimutatni az időt, ha egy felületen történik az időmérés (sajna itt van azért az ingyenesnek egy erős korlátja, mert 5 ember tud így csak együtt dolgozni)
• egy perc alatt tudunk kimutatásokat csinálni ahhoz, hogy számlázni tudjunk. Állandó ügyfeleinkkel havi elszámolásban vagyunk, és a számla mellé innen tudjuk csatolni a pdf-ben is letölthető kimutatást. Tulajdonképpen teljesítményigazolásként is tud működni, ha órabérben dolgozunk
• és összeköthető a Trello-val 🙂 Erről beszéltünk a Trello-s részben. Ez azért nagyszerű, mert ha a Trello-ban kiválasztjuk a feladatot, amit éppen elkezdünk, akkor nem kell a Toggl-ben az időmérést külön elindítani (kikeresni az ügyfelet, projektet…), és a feladat megnevezése bekerül a Toggl leírás mezőjébe is. Így aztán feladatszinten is meg tudjuk mutatni, hogy egy-egy feladattal mennyi időt töltöttünk. Toggl-Trello összekötésről itt olvashatsz bővebben.
• az egymás közötti elszámolásban is nagyon sokat segíthet, hiszen így a bevételeket az időráfordítások arányában meg lehet osztani (már ha éppen így állapodunk meg egymással 😊).